IMPLANTACIÓN DE UN GESTOR DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DE CONTRATACIÓN (EXP_ELECT_CONTRATOS)
ORGANIZACIÓN: Imperio galáctico de las Illes Baleares
PROJECT MANAGERS: Oficina de Administración Electrónica
@ajpacualgarcia
@miquelaguilo
@nandomonar
@gioccy
FUNCTIONAL MANAGER: Junta Consultiva de Contratación
INVESTMENT MANAGER: Intervención General de la CAIB
PROGRAM MANAGER: Consejería de Presidencia
PRESUPUESTO: 800.000€
INICIO: 01/11/2017
FIN (previsto): 09/03/2018
Entregables
- Pliegos Técnicos y Administrativos
- Instalación de la solución tecnológica básica
- Instalación de las integraciones
- Parametrizaciones
- Instrucciones
- Materiales de formación
- Portal del contratista
Indicadores
- Horas de programación de la empresa adjudicataria
- Contratos gestionados con la nueva herramienta
- Número de usuarios dados de alta
Planificación de Actividades
Planificación de Costes del proyecto
- Véase MSProject adjunto (puede descargarlo en formato pdf y formato mpp)
Gestión de Cambios (Acciones correctivas)
- Actividades
- Como no todo el Sector público Instrumental dispone de SAP, la solución propuesta solo abarca a la CAIB y a grandes entidades del sector Público Instrumental como el IBSALUT, pero no a las pequeñas entidades. Por lo que se tuvo que contratar un sistema económico financiero de menor coste y más ágil que pudiese ser integrado con la solución adquirida
- Calendario
- El 9 de Marzo de 2018 (fecha finalización acordada en el acta de inicio) entra en vigor la nueva ley para la licitación completamente en línea, y el 2 de octubre de 2018todos los expedientes deben estar íntegramente en electrónico, pero la planificación del proyecto ha llevado a disponer de la solución definitiva a 28 febrero de 2019
- Responsables y equipo
- Dificultades de proveer de plazas a la Oficina de Administración Electrónica y ampliación de personal en la DGTIC ha retrasado el proyecto. Sobre todo en las integraciones con las soluciones propias.
- En lugar de desarrollar tareas con recursos propios (capítulo I - RRHH) se ha tenido que externalizar (con capítulo II) en contratos de obra y servicios
- Coste
- Los recursos diseñados para capítulo I han sido destinados a Capítulo II para externalización de determinadas tareas.
- Riesgos
- No cumplir las leyes se ha minimizado utilizando directamente PLACE vía web y no integrado con los sistemas internos de la organización
Adquisiciones
- La solución tecnológica contratada
- La externalización de RRHH por obra y servicios para las adaptaciones de soluciones internas con la solución
- Equivalente de SAP para pequeñas entidades. Multientidad, y su adaptación con la solución adjudicataria
Lecciones aprendidas
- Cuando salga una normativa que afecte a Administración electrónica, no esperar al último momento para planificar sus implicaciones tecnológicas
- El benchmarketing inicial fue muy productivo sobre todo por realizarlo junto con todos los implicados o interesados al mismo tiempo.
- Faltó disponer como interesado en el benchmarketing a responsables de Unidades de Contratación de cada Consejería
- Tener más en cuenta al Sector Público Instrumental (sobre todo a las que no disponen de SAP )
- Salvar obstáculos de falta de recursos humanos mediante la contratación por obas y servicios por el proyecto concreto.
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